День архива в сельском округе

По инициативе государственного архива в районе стартовала акция «День архива в сельском округе». В ходе акции проведен обучающий семинар для руководителей организаций, предприятий, а также ответственных за ведение делопроизводства и ведомственных архивов по вопросам делопроизводства, встречи по проблеме пополнения Национального архивного фонда и организован прием граждан по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок».

Первая встреча в рамках акции «День архива в сельском округе» прошла в Златопольском сельском округе с участием представителей сел Златополье, Обалы, Савинка. Встречу открыл и вел аким сельского округа Сакен Сипульдин.

Директор КГУ «Государственный архив Бурабайского района» Шолпан Бостамбаева отметила, что учреждением предоставляется государственная услуга «Выдача архивных справок». Государственная услуга оказывается бесплатно физическим и юридическим лицам. В результате граждане могут получить архивную справку о подтверждении сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, состава семьи, о правоустанавливающих и идентификационных документах и т.д. Кроме того, исполняются запросы тематического (о переименовании области, района, предприятий) и генеалогического характера. За 7 месяцев текущего года архивом принято и исполнено 1411 запросов, из них 498 через Центр обслуживания населения, 540 посредством портала электронного правительства, 271 через почту из таких стран, как Россия, Беларусь, Украина, Германия, Кыргызстан и 102 запроса по Республике Казахстан.

К сожалению, на сегодня архив не в полной мере может дать положительный ответ по запросам граждан. Это связано с тем, что документы не всех предприятий переданы на хранение в государственный архив. Сейчас ситуация улучшается тем, что госархив будет переводиться в другое здание с большей площадью. Но в нашем районе много предприятий и организаций, документы личного происхождения которых находятся сверх установленного срока хранения. Архивист Виталий Клюкин ознакомил с ситуацией по документам организации и учреждений Златопольского сельского округа. Отмечено, что по сельскому округу сверх установленного срока хранения подлежат передаче 180 дел постоянного хранения для пополнения Национального архивного фонда. Речь идет о документах с 2000 года, это такие документы, как решения, распоряжения, планы, отчеты, похозяйственные книги, документы по основной деятельности и т.п.

Заведующая архивохранилищем Оксана Иванова провела обучающий семинар для руководителей организаций, предприятий и ответственных за ведение делопроизводства и ведомственных архивов по теме « О формировании и сохранности документов Национального архивного фонда РК». Отмечено, что для передачи документов на государственное хранение необходимо провести экспертизу ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, т.е. оценка значимости представленных материалов, анализ их состава. Проводится экспертиза ежегодно при методической помощи работников архива. В ходе семинара были получены ответы на интересующие вопросы по делопроизводству, о подготовке документов для передачи на хранение в государственный архив.

В ходе акции архивистами Алией Джакановой и Виталием Клюкиным проведены групповые и индивидуальные консультаций по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок». В ходе консультаций жители сельского округа получили ответы на ряд вопросов, таких, как сроки оказания государственной услуги, каким образом услуга осуществляется, какие документы необходимы для получения архивной справки через Государственную корпорацию, как можно получить архивную справку через веб-портал www.egov.kz другие.
Консультируемым были розданы памятки «Портал электронного правительства позволит вам экономить время», «Как получить архивную справку» на государственном и русском языках.

Согласно Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» прошли встречи по вопросу пополнения Национального архивного фонда путем передачи на государственное хранение фото и других документов личного происхождения.

Также специалисты государственного архива посетили музей истории села Златополье, организованный по инициативе Совета ветеранов труда округа под руководством председателя Любови Лапенко.

Ш. Бостамбаева,
директор КГУ «Государственный архив Бурабайского района»

На фото: на семинаре по делопроизводству; прием по вопросам оказания госуслуги; в музее села Златополье.