День открытых дверей

Государственным архивом Бурабайского района была проведена акция «День открытых дверей». Организованы были семинары как по делопроизводству, так и по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок», проведены индивидуальные консультации. Кроме того, организована экскурсия по хранилищам для специалистов государственных учреждений, ответственных за ведомственные архивы.

В ходе семинара по делопроизводству рассматривались проблемы обработки и формирования документов Национального архивного фонда согласно «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», также вопросы организации мероприятий по обеспечению сохранности документов и передачи в архив. Для специалистов государственных учреждений, ответственных за ведомственные архивы семинар проводила архивист высшей категории Бибигуль Адамбаева. После семинара по делопроизводству архивистом Алией Джакановой было проведено практическое занятие по научно-технической обработке документов.

Также в «День открытых дверей» прошел семинар по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» для специалистов самостоятельных отделов и приглашенных граждан. На семинаре рассматривались вопросы как порядка оказания государственной услуги «Выдача архивных справок», так о перечне документов, необходимых для оказания государственной услуги в соответствии с утвержденным Стандартом. Порядок оказания государственной услуги «Выдача архивных справок», порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в государственные архивы Республики Казахстан в настоящее время определён Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок», утверждённый приказом Министра культуры и спорта Правительства Республики Казахстан от 7 марта 2017 года № 57. Отмечено, что архивная справка, выдаваемая учреждением, заключает в себе точное и ясное изложение имеющихся в архивных документах сведений по существу вопроса. При отсутствии приказов по личному составу, когда заявитель просит подтвердить трудовой стаж, справка готовится по лицевым счетам, ведомостям начисления заработной платы. Такая справка, составленная по косвенным данным, также имеет юридическую силу. Государственная услуга оказывается в течение одиннадцати рабочих дней со дня регистрации обращения заявителя; в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет, директором архива срок оказания государственной услуги может быть продлён не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трёх календарных дней со дня регистрации обращения. Архивная справка, архивная копия документа или мотивированный письменный ответ об отказе в предоставлении услуги выдаются заявителю или иному лицу при наличии письменной доверенности при личном приёме, либо направляются в почтовый адрес заявителя или в центр обслуживания населения.

Красной нитью проходила тема популяризации электронной услуги и о возможностях получения государственной услуги «Выдача архивных справок» на портале «электронного правительства», а также сроки рассмотрения обращений граждан. Участникам семинара были розданы памятки «Портал электронного правительства позволит вам экономить время», «Как получить архивную справку» на государственном и русском языках. Семинар по вопросам оказания государственной услуги проводили архивист высшей категории Дарига Нуртазина и архивист Самал Хамидуллина.

Архивистами учреждения также были организованы индивидуальные приемы-консультации по вышеуказанной государственной услуге.

В ходе экскурсий по хранилищам государственного архива специалистам, ответственным за ведомственные архивы, были продемонстрированы в качестве наглядных примеров документы, прошедшие научно-техническую обработку и закартонированные согласно «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях». Кроме того, показаны возможности работы с мобильными стеллажами для хранения документов в целях обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда.

Ш.Бостамбаева,
директор КГУ «Государственный архив Бурабайского района»

На фото: в ходе акции «День открытых дверей».